Bán hàng xuyên biên giới trên TikTok Shop, Etsy, eBay, Shopify hay Amazon đang mở ra cơ hội lớn cho người Việt, nhưng khâu vận chuyển quốc tế lại khiến nhiều người mới bắt đầu lúng túng. Chọn dịch vụ nào, đóng gói ra sao, khai hải quan thế nào, cước tính trên trọng lượng thật hay trọng lượng quy đổi? Một sai sót nhỏ có thể khiến đơn bị giữ ở hải quan, phát sinh thuế hoặc thất lạc.
Bài cẩm nang này của Yun Express Việt Nam (vận hành bởi VIO Shipping) sẽ hướng dẫn bạn cách gửi hàng đi nước ngoài từ con số 0: từ việc chọn dịch vụ phù hợp, chuẩn bị và đóng gói hàng, khai báo hải quan đúng chuẩn, tính cước sơ lược cho tới theo dõi đơn và xử lý thuế nhập khẩu. Đọc xong, bạn có thể tự tin gửi lô hàng quốc tế đầu tiên mà không bỡ ngỡ.
Bước 1: Chọn đúng dịch vụ vận chuyển quốc tế
Chọn sai dịch vụ là lỗi phổ biến nhất của người mới, dẫn tới cước cao hoặc thời gian giao chậm. Mỗi loại hàng có một phương án tối ưu riêng, hãy cân nhắc trọng lượng, giá trị và mức độ gấp của đơn. Bạn có thể xem chi tiết từng dịch vụ tại /dich-vu.
- ePacket: lựa chọn số 1 cho hàng nhẹ dưới 2kg (phụ kiện, quần áo, đồ handmade), cước rẻ, có mã tracking đầy đủ, hợp với seller Etsy/eBay/TikTok Shop. Tìm hiểu thêm tại /epacket.
- Express (chuyển phát nhanh): dành cho hàng gấp hoặc giá trị cao cần đi 3-7 ngày, đền bù tốt, phù hợp đơn khách VIP.
- Economy: tiết kiệm cho hàng nặng, cồng kềnh, không quá gấp về thời gian.
- FBA chặng đầu (first-mile): chuyên chở hàng số lượng lớn từ Việt Nam vào kho Amazon FBA tại Mỹ, EU bằng đường biển hoặc hàng không.
Bước 2: Chuẩn bị hàng hoá và đóng gói đúng cách
Đóng gói chắc chắn giúp hàng không vỡ, không móp khi qua nhiều chặng trung chuyển quốc tế và tránh bị từ chối tại sân bay. Quy tắc chung là gói bên trong cố định, bên ngoài chịu lực.
- Dùng thùng carton cứng, lót xốp bóng khí hoặc giấy vụn để chèn kín khoảng trống, hàng dễ vỡ bọc thêm mút.
- Dán băng keo chữ H ở các mép thùng, niêm phong kín, ghi rõ "Fragile" với hàng dễ vỡ.
- Cân và đo kích thước (dài x rộng x cao) chính xác trước khi gửi để tính cước và tránh phụ phí điều chỉnh.
- Đính kèm hoá đơn thương mại (commercial invoice) và phiếu đóng gói (packing list) bên ngoài kiện hàng.
Bước 3: Khai báo hải quan trung thực
Khai báo là khâu quyết định hàng có thông quan trơn tru hay không. Mọi đơn quốc tế đều cần tờ khai và thông tin hàng hoá rõ ràng, khai gian giá trị có thể khiến đơn bị giữ hoặc tịch thu.
- Hàng dưới 2kg dùng tờ khai CN22, hàng giá trị cao hoặc nặng hơn dùng CN23.
- Áp đúng HS code (mã phân loại hàng hoá) cho từng mặt hàng để xác định thuế suất.
- Khai giá trị (declared value) trung thực, khớp với hoá đơn và giá bán thực tế.
- Mô tả hàng bằng tiếng Anh cụ thể, ví dụ "cotton t-shirt" thay vì chỉ ghi "clothes".
Hàng cấm và hàng hạn chế cần tránh
Mỗi quốc gia và mỗi hãng bay có danh mục hàng cấm riêng. Gửi nhầm hàng cấm khiến cả lô bị giữ, bạn vừa mất hàng vừa mất uy tín với khách. Hãy kiểm tra kỹ trước khi đóng gói.
- Pin lithium rời, sạc dự phòng không gắn trong thiết bị thường bị cấm hoặc hạn chế nghiêm ngặt qua đường hàng không.
- Chất lỏng, hoá mỹ phẩm, nước hoa, hàng dễ cháy nổ bị hạn chế tuỳ tuyến.
- Hàng nhái, hàng vi phạm thương hiệu (fake brand) tuyệt đối không được gửi đi quốc tế.
- Thực phẩm tươi, động thực vật, thuốc, vũ khí và tiền mặt nằm trong nhóm cấm phổ biến.
Cách tính cước vận chuyển quốc tế sơ lược
Cước quốc tế không chỉ tính theo cân nặng thực mà còn theo trọng lượng quy đổi (volumetric weight) đối với hàng cồng kềnh. Hãng sẽ lấy số lớn hơn giữa hai giá trị để tính cước, nên hàng to nhẹ vẫn có thể bị tính cước cao.
- Trọng lượng quy đổi = (Dài x Rộng x Cao tính bằng cm) chia cho 5000 hoặc 6000 tuỳ tuyến.
- So sánh trọng lượng thực và trọng lượng quy đổi, lấy số lớn hơn làm cân nặng tính cước.
- Cước còn phụ thuộc tuyến đi (Mỹ, EU, Úc...), loại dịch vụ và phụ phí nhiên liệu.
- Muốn biết giá chính xác cho lô hàng của bạn, hãy lấy báo giá tại /bao-gia.
Theo dõi đơn hàng đi nước ngoài
Sau khi gửi, bạn cần chủ động theo dõi hành trình đơn để cập nhật cho khách và xử lý kịp thời nếu có sự cố. Với Yun Express, mỗi đơn có một mã vận đơn bắt đầu bằng "YT".
- Lấy mã vận đơn YT từ phiếu gửi hoặc hệ thống sau khi hàng được nhận.
- Tra cứu hành trình tại yuntrack.com hoặc ngay trên trang /tra-cuu của Yun Express Việt Nam.
- Theo dõi các mốc: nhận hàng, xuất cảnh Việt Nam, đến nước nhập, thông quan, phát thành công.
- Chủ động báo khách số tracking để tăng uy tín gian hàng và giảm khiếu nại.
Thuế nhập khẩu cơ bản: de minimis, DDP và IOSS
Hiểu thuế nhập khẩu giúp bạn báo giá đúng cho khách và tránh việc đơn bị giữ vì thiếu thuế. Mỗi thị trường có ngưỡng miễn thuế (de minimis) khác nhau, vượt ngưỡng khách có thể bị thu thêm.
- De minimis: ngưỡng giá trị hàng dưới đó được miễn thuế nhập khẩu, ví dụ Mỹ và mỗi nước EU có mức riêng.
- DDP (Delivered Duty Paid): bạn trả trước thuế và phí, khách nhận hàng không phát sinh thêm, trải nghiệm mượt hơn.
- IOSS: cơ chế khai và nộp thuế VAT cho đơn giá trị thấp vào EU, giúp thông quan nhanh.
- Xem chi tiết tại bài liên quan về thuế nhập khẩu DDP, IOSS và de minimis ở cuối trang.
Quy trình gửi hàng qua Yun Express Việt Nam (VIO Shipping)
VIO Shipping là đối tác vận hành chính thức của Yun Express tại Việt Nam, hỗ trợ seller mới gửi hàng nhanh gọn mà không cần thủ tục rườm rà. Bạn có thể bắt đầu chỉ với một đơn lẻ.
- Liên hệ hotline +84 943 978 891 hoặc website yunexpress.vn để được tư vấn dịch vụ phù hợp.
- Gửi hàng tới điểm nhận tại Đà Nẵng hoặc Hà Nội, không cần ký hợp đồng, không cần đặt cọc.
- Cung cấp thông tin người nhận, mô tả hàng và giá trị khai báo để VIO lên tờ khai.
- Nhận mã vận đơn YT, theo dõi đơn tại /tra-cuu và nhận hoá đơn VAT đầy đủ cho doanh nghiệp.